Wie IT-Projekte günstiger und besser werden

Agil ist angekommen – es ist oft keine Frage mehr, ob ein IT-Projekt agil umgesetzt wird oder nicht. Agil ist allein deshalb besser, weil die „Paketgrößen“ kleiner sind. Anstatt ein ganzes Projekt zu definieren, zu testen und zu übergeben, macht man das mit kleineren Häppchen. Es gibt jedoch wichtigere und weniger wichtige Faktoren. Mich interessieren die, die ein Projekt günstiger und besser machen.

Ich möchte folgende Thesen aufstellen, die erfahrungsgemäß einen großen Einfluss darauf haben. Ungefähr in dieser Reihenfolge – von den weniger wichtigen hin zu den entscheidenden. Kein Anspruch auf Vollständigkeit.

Planung

Projekte sind teuer, weil Dinge entweder zu wenig bzw. falsch geplant werden. Gerade eine umfassende Detailplanung im Voraus macht in der heute extrem komplexen und schnelllebigen Zeit meist keinen Sinn mehr. Das ist eine große Gefahr, vor allem auch im agilen Kontext: Lasst uns mal nicht so viel Detailplanung machen. Einfach mal umsetzen und lernen. Größtes Risiko: kein Gesamtplan, Stückwerk, Nachbesserungen. Ein Grundmaß an Planung sind eine Projektvision und die Definition des „Critical Path“ – es gibt auch in einem agilen Projekt eine logische Abfolge von Aktionen und Aufgaben und demnach entsprechenden Planungen, allerdings in einem anderen Detaillierungsgrad. Aufgaben, die andere Tätigkeiten nach sich ziehen, müssen zuerst gemacht werden. Ansonsten summieren sie sich insgesamt zu einer längeren Projektdauer und höheren Kosten auf.

Und sind wir doch mal ehrlich: Die vermeintliche Sicherheit einer umfassenden Konzeptphase mit entsprechender Detailplanung birgt unter dem Strich doch lediglich eine trügerische "Sicherheit", allerdings einen nicht zu verachtenden Kostenblock. Spätestens dann, wenn die Change-Request-Orgien beginnen - und dies ist heutzutage in der Regel früher der Fall als einem lieb ist - ist es mit der initial erwarteten Planungssicherheit vorbei...

Bessere Organisation

Ein wichtiges Fundament des agilen Arbeitens sind selbstorganisierte Teams. Teams sind meist gut im Organisieren von technischen Aufgaben, können sich aber nie komplett selbst organisieren; es gibt viele Themen, auf die ein Team keinen Einfluss hat, die aber Einfluss auf das Team und seine Arbeitsabläufe haben: Aufträge, Timelines, Kunden, der Rest der Firma.

Gute Scrum Master oder Manager, die sich darum kümmern, dass die Umgebung des Teams so funktioniert, dass das Team sich selbst organisieren kann, führen zu beträchtlichen Effizienzgewinnen. Das beginnt bei der Raumplanung und hört bei der Akquise lange nicht auf. Auch auf Seiten des Auftraggebers liegt oft vieles im Argen, was zu Einbußen führt.

Es reicht bei weitem nicht, das Team zu optimieren, das ist am einfachsten. Es müssen die Dinge in der Umgebung geändert werden, die unnötiger "Ballast" sind.

Annahmen verifizieren

Wir treffen ständig Annahmen. Wir schätzen Aufwände, planen exakte Dinge auf Basis von ungenauen Schätzungen. Das Leben wäre nicht vorstellbar, wenn wir alles im Vorfeld genau wüssten.

Problem: Zwei oder drei Grundannahmen können ein Projekt ad absurdum führen. Es mag immer noch ein Ergebnis rauskommen, aber auf lange Sicht wird es sich nicht amortisieren.

Oft lassen sich Annahmen viel einfacher bestätigen als man denkt. Aber allein aufgrund von Annahmen Software zu bauen ist ein weit verbreiteter Fehler, der viele Euros kostet. Holen Sie sich die wirklichen Informationen darüber, wie viele User sich anmelden, welche User das sind, wo deren größte "Schmerzen" in der täglichen Arbeit sind. Involvieren Sie die betroffenen Personen frühzeitig und umfänglich.

Agile Projekte sind von dieser Krankheit nicht mehr betroffen als klassische. Kritisch ist wenn Leute denken, dass man mit einer überlegenen Herangehensweise automatisch richtige Annahmen trifft.

Konzept & Design

Agil bedeutet: Genau das richtige Maß an Planung zur richtigen Zeit.Das macht den wirklichen Agilisten aus. An der Stelle auch nochmals ein klarer Einwurf zum Mythos agil = planlos. Genau das Gegenteil ist der Fall. Es wird sehr wohl geplant, aber sehr effizient und mit Verzicht auch unnötigen Overhead in Form von Detailkonzepten, die in der Regel sowieso kaum jemand liest und die sich zudem immer - mitunter sehr massiv - ändern.  Immer noch gibt es viele große Web-Projekte, die im Vorfeld durch eine Design-Phase gehen. Entwickler sind selten optische Helden. Aber Design wird oft gleichgesetzt mit „gut aussehen“. Es gehören aber viele, viele Bestandteile dazu. Nicht zuletzt die Interaktion, die Anordnung, Benutzerflüsse usw. Es gehört dazu, sich in einen Nutzer hineinzuversetzen.

Eigentlich gelten fürs Design und Usability dieselben Regeln wie für die Softwareentwicklung: Hohe Kohäsion, lose Kopplung. Einzelne Elemente müssen sich bewegen können, flexibel einsetzbar, wiederverwendbar sein (lose Kopplung). Dabei müssen sie aber einen starken Zusammenhalt aufweisen und sich durchweg gut in ein Gesamtbild integrieren, das sowohl für den Besucher ansprechend ist, als ihm auch ermöglicht, durch die Website zu navigieren und an sein Ziel zu gelangen. Design muss sich also als ein Aspekt des Projekts durch den gesamten Prozess bewegen und kann sowohl inkrementell als auch iterativ entstehen.

Vorher etwas exakt zu malen und es hinterher technisch umzusetzen ist in einer modernen Software-Welt fehl am Platz. Es ist eine Vorausplanung, die eine Unmenge kostspieliger Konsequenzen hat und zudem viel Zeit verschlingt. Zeit, die man im heute äußerst schnelllebigen Umfeld kaum mehr hat...

MVP - Minimal Viable Product

Hier liegt wahrscheinlich der größte Hebel, um Projekte günstiger und vor allem zielführender zu realisieren: Der Begriff Minimum Viable Product (MVP) ist allerdings irreführend. Er impliziert, dass es „noch nicht das gesamte Produkt ist“, dass noch etwas fehlt und es halt eine kleine Ausführung dessen ist, was wir eigentlich wollen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Bei einem MVP handelt es sich um eine erste, minimal aber voll funktionsfähige Iteration eines Produktes als Basis für Weiterentwicklung und Verbesserung - jedoch mit bewusstem Verzicht auf "schmückendes Beiwerk". Im Prinzip eine Art kleinster, gemeinsamer Nenner!


Das erste iPhone ist im Vergleich zu heutigen Modellen nur ein Spielzeug. Es war ein MVP. Eines, das Apple für zehn Jahre und mehr zum wertvollsten Unternehmen der Welt machte. Zu seiner Zeit aber revolutionär, vor allem in seiner Einfachheit.

Hätten sie es minimaler ausführen können und ähnlichen Erfolg gehabt? Bedingt.

Hätten Sie es umfangreicher bauen können? Bestimmt.

Haben sie vermutlich den richtigen Zeitpunkt und die richtigen Features gewählt? Ja.

Es gab recht schnell vergleichbare Produkte, die mehr Features hatten und mehr konnten, es aber trotzdem nicht geschafft haben.

Nicht ohne Grund ist eines der essentiellen Prinzipien des Agilen Manifests „Simplicity -the art of maximizing the amount of work not done - is essential.“ Es ist keine Kunst, Features zu planen, zu konzipieren und umzusetzen. Die wirkliche Kunst besteht darin, die korrekten Features auszuwählen, die ein iPhone ausmachen. Und zwar nicht auf Basis irriger Annahmen, sondern aufgrund von Fakten. Und sich zu trauen, den Rest (vorerst) wegzulassen.

Es gibt viele Möglichkeiten, IT-Projekte günstiger (oder weniger teuer) zu machen. Im Rahmen von agilem Arbeiten werden diese Faktoren oft vernachlässigt. Auftraggeber waren es lange gewohnt, ihre Anforderungen über den Zaun zu werfen und irgendwann fliegt Software zurück – also meist in Einzelteilen, kurz nach einem lauten Knall!

Jetzt dasselbe Projekt zu nehmen und es schrittweise umzusetzen bringt nur wenige Vorteile. Es liegt nicht nur an der Art der technischen Umsetzung - vor allem die Art und Weise wie Projekte angegangen werden führt zu unnötigen Mehrkosten.

In den meisten Fällen empfiehlt sich bei einem neuen IT-Projekt erstmal ein vernünftiger Druck auf die Bremse. Erste kleine Häppchen, die voraussichtlich des größten Return liefern sorgen zum einen für Sicherheit bei allen Beteiligten, zum anderen für echtes Feedback und wichtige Praxiserkenntnisse die für eine zielgerichtete Weiterentwicklung unerlässlich sind. Die größte Herausforderung besteht für den Auftraggeber hier darin, sich erstmal zu trauen klein anzufangen!

Wir können hier Unternehmen nur ermuntern, sich zu trauen. Die positiven Erfahrungen werden sie sehr schnell überzeugen!

Wenn Sie jetzt noch mehr über modernes (Projekt-)Management erfahren möchten, empfiehlt sich ein Blick in unser gleichnamiges Whitepaper, das kostenlos zum Download zur Verfügung steht!


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Stefan Regniet Head of CMS, Certified Scrum Professional