Die Corona-Pandemie hat auch uns gezwungen, unsere täglichen Arbeiten aus dem Homeoffice heraus zu erledigen. Das fiel uns nicht sonderlich schwer, denn unsere Infrastruktur war auch schon vor Covid-19 darauf ausgelegt, verteiltes arbeiten zu ermöglichen.
Die Abstimmung via Chat und Videokonferenz funktioniert seit jeher innerhalb unserer Teams und auch die Kommunikation zwischen den Standorten Kolbermoor, München, Leipzig und Hamburg klappt meist problemlos. Damit das auch weiter so bleibt, haben wir für Videokonferenzen eine Liste mit “Good Practices” zusammengetragen, die wir gerne teilen möchten:
- Wir schalten alle die Kamera an.
- Wir verwenden unsere echten und vollständigen Namen im Chat und in den Videokonferenzen.
- Wir haben alle ein funktionsfähiges Mikrofon, schalten es jedoch nur dann ein, wenn wir etwas sagen wollen - ansonsten ist es stummgeschaltet.
- Wir minimieren mögliche Ablenkungsquellen und schenken dem Online-Meeting unsere maximale Aufmerksamkeit.
- Wir fassen uns kurz und gehen wertschätzend mit unserer Zeit und der Zeit der anderen um.
- Wir beginnen pünktlich und hören pünktlich auf. Ein Timekeeper kann helfen, die Zeit im Auge zu behalten.
- Alle sind verantwortlich für die Ergebnisse des Treffens.
- Zu Beginn des Meetings klären wir, wie wir diskutieren und wie wir unterbrechen bzw. signalisieren, dass wir gerne etwas sagen möchten, z.B. mit Handzeichen, einer Nachricht im Chat, einfach losreden oder ganz anders?
- Wir bewerten das Meeting am Ende und geben Feedback dazu.
Zusätzliche visuelle Kommunikation bereichert jedes Online-Meeting
Vor allem bei mehreren Teilnehmern ist Punkt 8 enorm wichtig. Handzeichen sind in Meetings im Büro üblich, um zu signalisieren, dass man etwas sagen möchte. Die meisten Videochat-Tools bieten eine Kachelansicht an, um alle Teilnehmer gleichzeitig zu sehen. Durch diese Ansicht kann jeder Meeting-Teilnehmer sehen, ob jemand aus dem Teilnehmerkreis die Hand hebt und damit ankündigt, etwas sagen zu wollen. Diese visuelle Kommunikation ist wichtig, denn dadurch erkennt der Sprecher, aber auch alle anderen Teilnehmer, dass jemand aus dem Teilnehmerkreis etwas sagen möchte. Das Gespräch oder die Diskussion bleibt im Fluss. Das haben auch die Hersteller der Videochat-Tools erkannt und Features wie “Hand heben” eingebaut, das bei Nutzung eine Hand über dem eigenen Bild erscheinen lässt. Es gibt jedoch nicht nur die Hand als Symbol, das visuell genutzt werden kann. Wir haben, inspiriert von Lisette Sutherland, einen Satz von Icons mit Symbolcharakter erstellt, um noch weitere Situationen in Online-Meetings zu unterstützen.
Weitere Variante
Ausgedruckt und zugeschnitten können diese Kärtchen genutzt werden, um zum Beispiel freundlich darauf hinzuweisen, dass man langsam zum Punkt kommen sollte - ohne dabei ins Wort zu fallen. Mit den Kärtchen kann man zeigen, dass es noch weitere Fragen zu einem Thema gibt oder dass man dem vom Kollegen angesprochenen Punkt zustimmt. Auch Kudos, also Lob, lässt sich so leicht ausdrücken. Abwechslung und Auflockerung sind mit diesen einfallsreichen Icons auf jeden Fall garantiert.
Wir haben unsere Symbolkarten unter die Creative Commons Lizenz gestellt, wodurch diese frei und kostenlos verwendet und sogar angepasst werden können. Hier könnt ihr euch die Karten downloaden, an Kollegen, Freunde und Bekannte weitergeben und sie gemeinsam im nächsten Online-Meeting ausprobieren: TechDivision Zeichen-Karten.
Gibt es noch mehr Icons, die wir bereitstellen sollten oder habt ihr weitere Anregungen bzw. Verbesserungen? Schreibt uns gerne eine Email an marketing (at) techdivision.com.
Wir sind gespannt auf eure Ideen und euer Feedback. Viel Spaß mit den Karten im nächsten Online-Meeting!