Sieben Steps für einen erfolgreichen Team Split in Scrum

Erfahrungsbericht aus einem Kundeneinsatz als externer Scrum Master

Ein Produkt, 16 Teammitglieder, einmal Scrum. Das Teamsetting ist komplett remote und die Teammitglieder sind über den Globus verteilt. Es ging heiß her, schon seit einiger Zeit. Als Scrum Master sorge ich auch dafür, dass in der Retrospektive jeder zu Wort kommt, dass wir alle hören, auch die leisen. Ihr könnt euch sicher vorstellen: Bei 14 Leuten ist das in einem Meeting, für das nur eine Stunde eingeplant ist, irgendwann nicht mehr möglich. Als Team stand uns mittlerweile eine riesige Anzahl verschiedener Topics gegenüber. Ein Fokus war fast nicht mehr möglich. Daher entschieden wir uns, einen Teamsplit durchzuführen.

Alles klar! Los geht’s! Aber wie? Die Aufgabe bestand darin, diese Trennung sauber durchzuführen und dabei nichts und niemanden zu vergessen. 

 

 

Wie meistere ich als Scrum Master diese Herausforderung? Im Folgenden schildere ich kurz, wie ich die Teilung vorbereitet und durchgeführt habe. 

1. Schwarmwissen 

Meine Kollegen sind alle erfahrene und kompetente Agile Coaches. Bevor ich mich also in die Vorbereitungen stürzte, hielt ich eine kurze Brainstorming-Session mit meinen Coaching-Kollegen. Warum alles alleine durchdenken? Ich habe großartigen Input erhalten und bin sicher, dass ich dadurch gleich zu Beginn besser aufgestellt war.

2. Teamwork is Dreamwork

Gemeinsam mit meinem Product Owner habe ich Teamzusammensetzungen durchgesprochen und Themenbereiche abgegrenzt. Diese sollten lediglich als Vorschlag dienen. Die Zusammensetzung sollte natürlich auch von den Teammitgliedern validiert werden.

3. Meeting-Schedule visualisiert

Um die Meetings der verschiedenen Teams zu koordinieren, habe ich in Miro einen 2-Wochen-Sprint-Kalender erstellt.

 

 

Darin wurden alle Scrum-Events gekennzeichnet, die parallel stattfinden und zudem kenntlich gemacht, ob es teaminterne oder globale Meetings sind. So konnte ich mir selbst schnell ein Bild von allen Meetings während der Iteration machen und diese auch den Teams einfacher zeigen.

4. Einzelgespräche

Ein sehr wichtiger Punkt. Da wir ein Team verteilt auf der ganzen Welt sind und Kommunikation daher umso wichtiger ist, habe ich mir als Scrum Master die Zeit genommen und mit jedem Teammitglied ein 1:1 organisiert, in dem ich das Vorhaben vorgestellt habe. Mir war wichtig, dass jede(r) seine/ihre Bedenken äußern konnte. Außerdem wollte ich, dass wir diesen Weg gemeinsam gehen. Diese Einzelgespräche kosten viel Zeit und natürlich hätte ich auch ein Meeting mit allen 16 Teammitglieder machen können, ich bin aber sicher, dass ich so weniger Akzeptanz und weniger Bedenken eingesammelt hätte. Und das wollte ich nicht riskieren. 

5. Kickoff

Nachdem wir das Vorgehen mit den Teammitgliedern überarbeitet und verfeinert hatten, wollten wir es also wagen, das Ganze anzugehen. Das Kickoff-Meeting sollte das Modell aus den Einzelgesprächen nochmal festigen und die Teams auf den Start einschwören. Neben der finalen Teamzusammenstellung und der Wiederholung der Gründe für den Split haben wir dort auch die Transition Timeline vorgestellt. 

6. Workshops neue Rollen

Durch den Split waren bei uns nun auch weitere Team Product Owner und Business Analysten vorgesehen. Um die Menschen in ihren neuen Rollen bestmöglich zu begleiten, habe ich Workshops während der Umstellung organisiert. In diesen Workshops wollen wir zum einen die neuen Rollen und deren Verantwortlichkeiten klarstellen und zum anderen die notwendigen Skills trainieren und aufkommende Herausforderungen aufdecken.

7. Transition Timeline

Hierbei handelt es sich um eine Art Checklist. Was wollen wir jetzt Stück für Stück verändern, sodass die Verantwortlichkeiten z.B. durch die Team-Product Owner übernommen werden können?

 

Wann machen wir eine globale Retrospektive, um den Teamsplit zeitnah auf Herz und Nieren zu prüfen? Die Timeline soll uns allen Sicherheit geben, damit wir wissen wie die nächsten Wochen des Umbruchs aussehen werden. Außerdem sollte es auch aufzeigen, dass die Veränderung nicht über Nacht perfekt funktionieren kann, sondern dass wir jetzt mit unserem ersten Setting starten und auf dem Weg zur Perfektion noch einige Male in unseren Retrospektiven justieren werden.

Vom Zeitpunkt der Entscheidung bis zum tatsächlichen Teamsplit sind nur 3 Wochen ins Land gestrichen. Es war eine sehr enge zeitliche Vorgabe, die mir vorgegeben wurde, um die Trennung vorzubereiten und durchzuführen.

Das Vorgehen, das in diesem Beitrag beschrieben wurde, hat es allerdings möglich gemacht und uns als Team auf die Zeit der Umstellung gut vorbereitet. Ein solcher Split ist im Übergang einfach holprig. Ich glaube auch nicht, dass sich das vermeiden lässt. Allerdings ist der Austausch auch während der Umstellung mit dem Team sehr wichtig. Wir konnten so Vertrauen aufrechterhalten und Unklarheiten schnell aus dem Weg räumen.

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Nicki EbnerAgile Coach