Wie funktioniert eine Retrospektive?

Retrospektive bedeutet Rückblick oder Rückschau. Scrum bietet hiermit eine Gelegenheit für das Team aus der Vergangenheit zu lernen. Wie läuft so eine Retrospektive ab und welche Methoden gibt es ? Inklusive Tipps für Remote Retrospektiven.  Ein Leitfaden.

Retrospektiven sind da um im Team einen bestimmten Zeitraum zu reflektieren und daraus zu lernen. Im Rahmen von Scrum, aber auch allgemein im Kontext des Agilen Vorgehens sind sie ein beliebtes Format, um Teams zusammenzubringen und gemeinsam eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gestalten. 

  • · Was sind die Hauptbestandteile dieser Meetings?
  • · Welche Methoden gibt es hierfür? 
  • · Was sollte nie fehlen?

Dieser kurze Leitfaden (aus dem Buch: Agile Retrospectives: Making Good Teams Great (Pragmatic Programmers)) hat mir dabei geholfen, Team Retros strukturiert durchzuführen, Ideen für die Retrospektive zu erarbeiten und passende Moderationstechniken zu finden.

Aus aktuellem Anlass habe ich diesen Blogbeitrag mit Remote-Tipps ergänzt. Am Ende des Beitrags liste ich zusätzlich ein paar Toolsets die aus meiner Erfahrung sehr gut zusammen funktionieren.

1. Set the Stage

Für das Eröffnen eignet sich die sogenannte Prime Directive, auf deren Basis wir miteinander diskutieren:

"Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job they could, given what they knew at the time, their skills and abilities, the resources available, and the situation at hand.” 

Norm Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Review

 

Wir wollen kein Finger Pointing betreiben und Probleme oder Hindernisse, die wir festgestellt haben, direkt und klar kommunizieren. Der Scrum Master trägt dazu bei, dass wir nicht um den heißen Brei reden, ganz nach dem Motto “hit the nail”.

Um Vertrauen zu schaffen kann die Las-Vegas Regel - mit dem Slogan “What happens in Las Vegas - stays in Las Vegas”  helfen. Die Teilnehmer sollen sensibilisiert werden, das wir in diesem Rahmen vertraulich miteinander sprechen.

Es ist die Aufgabe des Scrum Masters dieses Meeting zu moderieren, er ist dabei allerdings nicht parteiisch und verhält sich gegenüber den Teilnehmern neutral. 

Wir führen täglich einen Niko-Niko Kalender den wir für ein kurzes Stimmungsbild visualisieren und werfen nochmal gemeinsam einen Blick auf unser Burn Down Chart und die Velocity des vergangenen Sprints.

Haltet ihr regelmäßig Retrospektiven, sollte klar sein, welcher Zeitraum besprochen wird, finden sie unregelmäßig statt, dann solltet ihr das unbedingt ändern und festlegen, über welchen Zeitraum ihr  heute sprecht.

Remote haben mir beim Intro folgende Themen geholfen:

  • · Technik Check min. 5 Minuten vor Beginn
  • · Starte unbedingt pünktlich, sonst fangen Teilnehmer an sich mit anderen Themen zu beschäftigen
  • · Visualisiere wo es geht! Bildschirm teilen und alle Teilnehmer abholen

2. Gather Informations

Mit diesem Schritt erarbeiten wir ein gemeinsames Bild über den vergangenen Zeitraum. Es geht hier auch darum, die Sichtweise aller einzufangen und nicht nur einzelner. Als Moderator stelle ich sicher, dass jeder aus dem Team zu Wort kommt. Hierfür nutze ich ein paar Methoden, die den Start einfacher machen.

Lean Coffee oder die Starfish Methode helfen dabei, Themen für euer Meeting zu finden. Setze auch hier einen zeitlichen Rahmen, damit ihr euch nicht im Kreis dreht.

 

 

Wenn wir alle online zugeschalten sind, versuche ich keine außergewöhnlichen Methoden zu wählen. Meistens nutze ich das Lean Coffee Format um Themen zu sammeln und dies funktioniert bei uns am Besten mit dem Tool Teamretro!

 

3. Generate Insights

Jetzt geht es ans Eingemachte - wir sprechen nicht drum herum, sondern formulieren klar - auf den Punkt. Um festzulegen, über was wir zuerst diskutieren, nutzen wir Dot-Voting.  Eine einfache und schnelle Methode, Ideen zu bewerten sowie Auswahlen und Entscheidungen in einer Gruppe zu treffen.

So funktioniert's : 

  1. 1. Jedes Gruppenmitglied bekommt zwei bis fünf Stimmen in Form von Klebepunkten oder zum selbst aufmalen.
  2. 2. Jeder gibt sein Voting ab, indem er seine Klebepunkte den vielversprechendsten Ideen oder Themen zuordnet, die er/sie favorisiert.
  3. 3. Die bewerteten Ideen/Themen mit den meisten Punkten werden ausgewählt und weiterentwickelt.

Pro Thema lege ich 5-10 Minuten fest, in dem diskutiert wird. Jeder soll zu Wort kommen. Um die Ursache für Probleme zu finden, gibt es bewährte Methoden, um tiefer in die Themengebiete vorzudringen, wie z.B. die 5-Why’soder das Fishbone Diagramm

Ich lege Wert darauf, nicht sofort zu einer Lösung zu kommen, sondern dem Team Zeit zu geben, das Problem wirklich zu verstehen. Es geht darum, Ursachen zu verstehen und zu beheben und nicht darum, Symptome zu lindern!

Nach Ablauf der Zeit kann im Team entschieden werden, ob das Diskutierte bereits ausreicht oder ob weitere Zeit investiert werden soll.

Remote: Das Team-Retro Tool bietet hier die Möglichkeit, dass alle gleichzeitig online abstimmen können und zählt euch die Ergebnisse sogar zusammen

 

"Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, die Welt zu retten, würde ich 55 Minuten auf die Beschreibung des Problems verwenden und 5 Minuten auf die Lösung” 

Albert Einstein

 

4. Decide what to do

Wie oben bereits erwähnt, dienen Retrospektiven dazu, dass sich das Team kontinuierlich verbessern kann. Dabei ist (mir) wichtig, dass über Themen und Herausforderungen nicht nur gesprochen wird, sondern dass wir auch sicherstellen, dass sich etwas verändert. 

Aus dem Punkt drei werden hierbei Vorschläge für Action Items oder Experimente erarbeitet. Ob diese durchgeführt werden oder nicht, kann mit Hilfe der Abstimmung im Konsent das Team entscheiden.

Hierbei wird mit dem Daumen abgestimmt: 

Remote stimmen wir über den Meeting Chat ab.

  • Daumen Hoch: ich bin einverstanden (Remote: "+")
  • Daumen zur Seite: Ich trage die Entscheidung mit (Remote: "0")
  • Daumen Runter: Ich habe ein Veto über das ich sprechen möchte (Remote: "-")
  •  

Manchmal verschwimmen Punkt 3 und 4 auch miteinander.  Als Scrum Master stelle ich sicher, dass diese Action Items oder Experimente auch durchgeführt oder - wenn notwendig - abgebrochen werden. Sogenannte Check Backs sind aus meiner Sicht zwingend notwendig, um das Besprochene und Beschlossene nicht im Sand verlaufen zu lassen.

 

Remote Tipp: Da Remote Meetings erfahrungsgemäß länger dauern als offline, stelle den Time Timer an um für alle die Zeit sichtbar zu machen.

Ich nutze gerne: TimeTimer

5. Outro - Closing

Als Abschluss ist es für mich als Scrum Master wichtig, Feedback zu sammeln. Wie haben die Teilnehmer das Meeting erlebt, hat sich die investierte Zeit für sie gelohnt. Das Feedback von jedem Teilnehmer kann in Form von kurzen Stichpunkten abgefragt werden - diese Form wird oft auch Blitzlicht-Feedback genannt. Oder durch die einfache Umfrage “Wie war dein Return on Time invested” (kurz ROTi)  auf einer Skala von 1-5. Dabei werten die Teilnehmer den Gehalt der Team Retro, eine 1 würde bedeuten "ich nehme heute nichts aus dem Meeting mit, ich hätte die Zeit woanders besser investiert", eine 5 würde bedeuten "WOW! Des Meeting war richtig wertvoll, die investierte Zeit war es zu jedem Zeitpunkt wert!" . Gibt es Wertungen unter 5, kannst du dir direktes FB der Teilnehmer einholen und Fragen, was es gebraucht hätte, um eins besser zu sein. Ihr könnt auch eine "ROTi-Wand" festlegen, dort können die Teilnehmer beim Verlassen des Raums ihre Bewertung (und Verbesserungsvorschläge) im Stillen hin kleben.

Remote Tipps: 

  • · Halte ein Visual Board vorbereitet auf dem nach der Retro alle Ihre Stickys parallel aufhängen dürfen
  • · Bitte die Teilnehmer das Feedback 1-5 im Meeting-Chat zu posten 


So wird deine Remote-Retrospektive zum Erfolg: 

  • · Schicke vorab den Ablauf der Retrospektive durch
  • · Alle Zugänge oder Links die benötigt werden schicke ich auch vorab schon an die Teilnehmer
  • · Visual Boards nutzen, z.B. https://miro.com/ und https://mural.co/
    • · Versuche dich zurückzuhalten und das Team miteinander kommunizieren zu lassen
    • · Für Generating Info, Generate Insights und Decide What to Do eignet sich https://www.teamretro.com/ perfekt
    • · Wir treffen uns über Google Hangouts oder Zoom
    • · Macht die Videoübertragung an, wenn möglich, trägt zu persönlicher Stimmung bei
    • · Als Moderator behalte den Meeting-Chat im Auge und stell sicher, dass er nur für Retro-relevanten Austausch genutzt wird
    • · Bitte alle Teilnehmer sonstige Chats oder E-Mail Programme zu schließen
    • · Frage dein Team wie es die von dir genutzt Tools fand
    • · Probiere innerhalb der Retros nur 1 Neues Tool oder Neue Methode aus damit Teilnehmer und du nicht überladen werden

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